Dix recommandations pour la planification et l’organisation d’un événement Professionnel

 

1 Innovez, soyez créatif, pensez de manière différente, “out of the box”. Prenez en compte que la majorité de votre audience aura déjà assisté à des dizaines de conférences et événements, faites en sorte que le vôtre soit mémorable ( Ancrage positif ).

 

2 Sachez créer du lien et de l’interaction  Assurez-vous que les participants fassent de nouvelles connaissances et participent au networking étant donné qu’un des principaux objectifs de l’événement que vous allez organiser est d’aider les personnes à interagir et à se connaitre. Et comme il est toujours difficile de ” briser  la glace”, prenez en compte la possibilité d’organiser des sessions dynamiques et profiter du pouvoir du jeu (“gamification”). L’intégration d’activités ludiques et jeux dans une réunion ou un événement apporte toujours de la force, de l’impact et le rend plus attractif.

 

3 Connaissez votre public pour adapter au mieux le message et le contenu de l’événement à ce dernier. Les personnes qui assistent à votre événement sont vos hôtes, vous devez donc faire des efforts pour bien les connaitre afin de leur offrir une expérience qui satisfasse leurs attentes. De plus, il est essentiel d’inclure des questions à la fin de chaque présentation ou session.

 

4 Si vous avez peu ou pas d’expérience dans la panification d’événements, associez-vous à un professionnel qualifié dans l’événementiel qui a déjà des succès à son actif. En revanche, si vous avez de l’expérience dans le domaine et que vous souhaitez optimiser les coûts, n’hésitez pas à recourir  aux outils sur Internet pour vous aider à planifier tous les aspects de votre événement.

 

5 Établissez des objectifs et des méthodes très clairs pour mesurer le succès et le retour sur investissement (ROI, “Return Of Investment”).

 

6 vérifiez sa couverture Wi-Fi  du lieu Au moment de choisir le lieu pour votre célébration, mais surtout que ce réseau soit robuste et fiable. De plus, si vous ne pouvez pas le rendre gratuit pour les participants, considérez la possibilité d’offrir un service basique gratuit, et un service premium payant pour ceux qui en ont besoin.

 

7 Incluez des initiatives de développement durable (RSC, Responsabilité Sociale Corporative) au sein de votre événement. Malgré l’effort que cela peut représenter, vous serez surpris de l’importance que cela a pour un nombre croissant de personnes.

 

8 Lancez un site web dédié à votre événement

rapidement A partir du moment où la décision d’organiser un événement est prise rapidement. Ce dernier devra être attractif, mobile responsive (facile à lire depuis téléphones et tablettes), contenir toutes les informations nécessaires et devra s’actualiser régulièrement. N’oubliez pas qu’Internet est l’outil marketing le plus puissant à votre disposition.

 

9 Profitez du pouvoir des réseaux sociaux pour promouvoir votre événement avant sa date de réalisation et pour prolonger son existence après.

 

10 Prenez des vidéos de la zone d’exposition contenant des interviews des exposants et des visiteurs. Plus tard, vous pourrez les inclure dans le site web officiel de l’événement ainsi que sur les divers comptes des réseaux sociaux. Cela donnera plus de visibilité ainsi qu’un aperçu aux personnes qui n’ont pas pu assister à l’événement.

 

Les 10 choses à ne pas faire quand on organise un événement

 

Dix erreurs à ne pas commettre lors de la planification et organisation et d’un événement :

1 Ne faites pas payer l’accès à internet, le parking, le café ou encore le déjeuner. En effet, ces charges additionnelles sont très irritantes pour le visiteur. Faites donc en sorte que tout cela soit inclus dans les frais d’inscription

 

2 Ne parlez pas seulement de vous et de comment votre événement est formidable, parce que son succès dépendra surtout de la perception qu’en auront les participants. Mettez donc l’accent sur eux aussi.

 

3 Ne cherchez pas un lieu trop loin. Si vous n’avez pas le budget pour organiser un événement physique, organisez-en un qui soit virtuel; c’est toujours beaucoup mieux que donner une mauvaise impression. Et il ne faut pas forcément accepter le devis le moins cher pour la location d’un endroit ou de vos prestataires. Comme pour les voitures d’occasion, le moins cher est rarement le mieux.

 

4 N’oubliez pas d’informer les participants si vous décidez d’implémenter des initiatives de développement durable, leur implication est très importante. 

 

5 N’oubliez pas  les allergies/intolérances alimentaires, les coutumes, les végétariens, des personnes avec des restrictions alimentaires liées à leur religion ou leur santé, etc.

 

6 Ne dépendez pas seulement de volontaires pour le personnel de votre événement. Bien qu’ils soient le plus souvent prêts a aider et de bonne volonté, vous aurez aussi besoin d’une équipe de professionnels expérimentés et de confiance.

 

7 Ne choisissez pas un espace  qui soit bruyant, pas assez ergonomique pour vos événements de networking. La plupart des personnes souhaitent se faire entendre au-dessus du brouhaha ; et n’organisez pas de team building sans proposer plusieurs alternatives, parce que le yoga ou le paintball n’est pas du goût de tous.

 

8 N’oubliez pas d’Etre RESPONSABLE: respecter les consignes de sécurité ( respecter la capacité d’accueil, laisser les issues de secours dégagées, n’oubliez pas de souscrire une responsabilité civile pour l’événement et veiller à ce que les montants de couverture soient en conformité avec les conditions générales et/ou particulières de vos hébergeurs !!)

 

9 Ne donnez pas aux participants trop de documents imprimés. De nos jours, l’information sur papier est obsolète et dans la majorité des cas, ces documents finiront sûrement dans la poubelle.

10 N’oubliez pas d’effectuer un suivi après l’événement, le retour sur expérience est vital pour mieux planifier des événements futurs.

 

 

Les étapes clefs de la construction d’un événement

Anticiper, planifier, Organiser l’événement à l’avance, les questions à poser.

 

Pourquoi ? Pour qui  ? Combien ? Quand ? Comment ? où ?

 

Un événement d’entreprise ne s’organise pas sur le tard. Plus vous aurez de temps de préparation et plus votre événement sera réussi. Par ailleurs, le fait de planifier un événement à l’avance vous permettra d’éviter le rush et d’échelonner le temps de préparation. C’est une bonne manière de dédier plusieurs de vos employés à la préparation d’événement sans que cela n’empiète sur leurs tâches habituelles.

1/ Fédérer par un sujet porteur

 

Un événement est, avant tout, un moment fédérateur, il est donc primordial de bien définir en amont les messages que l’on veut transmettre et de s’interroger sur leur pertinence pour le public.

 

Qui souhaitez-vous inviter et de quoi allez-vous parler ? 

Avant de se lancer corps et âme dans l’organisation, il est indispensable de définir précisément les objectifs et le public visé. On ne dit bien évidemment pas la même chose quand on s’adresse à ses partenaires, à la presse, à ses clients ou à l’interne. Ce qui vous permettra de réfléchir plus concrètement de la nature de l’événement à mettre en place

Question 1 : Pourquoi ?

Voulez-vous récompenser vos collaborateurs ?

Lancer un nouveau produit ?

Faire connaître votre entrepris

e à de nouveaux prospects ?

De ce premier constat, vous serez capable de déterminer quel est le public d’un événement

 

Question 2 : Pour qui ?

Un événement est, avant tout, un moment fédérateur, il est donc primordial de bien définir en amont les messages que l’on veut transmettre et de s’interroger sur leur pertinence pour le public.

 

En interne :

Vos collaborateurs proches, tous les membres de l’entreprise

Un établissement, tous les établissements, les succursales, les filiales, à l’international ?

 

 

En externe : 

Les médias : La presse ( quelle presse : grand public, sectorielle/ spécialisée)

Grand public

Professionnels en amont, en aval : Fournisseurs, prestataires, administrations,

Filière, eco- systéme ?

 

 

2/ Définissez un budget clair

Question 3 : Combien ?

 

Établir un budget global pour votre événement avant toute chose.

Cela vous permettra de créer un événement à la hauteur de vos moyens et d’éviter les envies de grandeur.

Cela permet d’établir un format : accès gratuit ou payant, sponsoring…

 

3/ Choisir la date, l’horaire, le format et le lieu

 

 

Que cela soit pour l’organisation d’un point hebdomadaire ou pour une réunion stratégique de grande envergure (convention Groupe, séminaire…), il est important de soigner la date, le lieu et le créneau horaire de la réunion. Ces trois points sont souvent un casse-tête pour l’organisateur, et autant le dire tout de suite, il n’y a pas de jour ni d’horaire idéal !

Vous pouvez toutefois prendre en compte deux paramètres :

la disponibilité des participants

en fonction de l’activité de l’entreprise ou du service dans lequel les personnes concernées travaillent

en fonction des événements inscrits à l’agenda du public concerné : veiller à prendre connaissance des événements  existants qui pourraient porter préjudice à la réussite de votre événement : Salons, Meetings, Congrès, colloques…

Rester vigilants sur les dates de congés scolaires, fêtes religieuses, jours fériés ( ponts)

 

Choisir un créneau horaire adapté

Ainsi, on évitera dans la mesure du possible les réunions trop tardives ou encore les réunions « marathon » afin de disposer d’un auditoire à l’écoute.

On tiendra compte des temps d’acheminement

Selon format ; résidentiel ou non résidentiel

 

Question 4 : Quand ?

Que cela soit pour l’organisation d’un point hebdomadaire ou pour une réunion stratégique de grande envergure (convention Groupe, séminaire…), il est important de soigner la date, le lieu et le créneau horaire de la réunion. Ces trois points sont souvent un casse-tête pour l’organisateur, et autant le dire tout de suite, il n’y a pas de jour ni d’horaire idéal !

Vous pouvez toutefois prendre en compte deux paramètres :

la disponibilité des participants, des invités cibles, des invités d’honneur  (en fonction de l’activité de l’entreprise ou du service dans lequel les personnes concernées travaillent) : Veiller à vous renseigner des dates posées par votre éco-système ou des grands événements qui pourraient porter préjudices à la réussite de la mobilisation de votre public

 

A noter les facteurs : vacances scolaires, jours fériés ( ponts), fêtes religieuses, Salons, événement concurrent…

Choisir un créneau “confortable” pour vos participants adapté à votre audience :

tenir compte des temps d’acheminement, transport

Ainsi, on évitera dans la mesure du possible les réunions trop tardives ou encore les réunions « marathon » afin de disposer d’un auditoire à l’écoute

 

Question 5 :  Comment : Quel Format ?  Quel programme ?

Il convient de définir un programme prévisionnel qui vous permettra de construire les critères de recherche du lieu approprié:

  • Petit déjeuner, déjeuner,dîner, journée, soirée, week-end ou court séjour
  • Avec hébergement ? Avec restauration ?
  • Avec conférence plénière : selon capacité, un auditorium devra être envisagé
  • Avec des “sous- commissions”, des ateliers, un Workshop…

 

Question 6 : Où ?

 

Le  paramètre incontournable, c’est le lieu. Il doit bien sûr être en adéquation avec le public invité et le message que l’on veut transmettre mais d’autres éléments d’ordre pratique sont à prendre en compte. Citons entre autres :

La disponibilité : certains lieux doivent être réservés 12 à 18 mois à l’avance !

La capacité d’accueil selon configuration assise ou cocktail, auditorium (certains lieux sont modulables et offrent une grande souplesse de configuration)

L’ergonomie du site :

  • lumière du jour pour les sessions de travail en commission
  • espaces pauses conviviaux
  • gestion des flux ( entrée, sortie, circulation
  • respect de cahier technique ( prise, wi-fi, réseaux…)
  • vestiaire ou bagagerie ( surtout hors période estivale)
  • espace accueil enregistrement

L’accessibilité :

  • le lieu est-il accessible en voiture
  • En transports en commun
  • Aux personnes à mobilité réduite ?
  • Votre public a-t-il de quoi stationner ? etc.

 

4 /Construire son programme et sélectionner ses prestataires

Accueillir ses participants 

Signalétique :

  • veiller à signaliser les lieux de rencontre : pour que les invités s’orientent facilement sur le lieu de la réunion, pensez à avoir une signalétique claire : roll-up pour baliser la présence du stand d’accueil et affiches aux points stratégiques.
  • fléchage et affichage des noms de salles
  • ne pas hésiter à afficher les “publics cibles” : étudiants, pro, presse, Vip..

 

Enregistrement / Émargement

Veiller à adapter vos effectifs d’accueil pour optimiser la gestion des flux : ne provoquer pas d’impatience !

Si vous souhaitez gérer des droits d’accès ou tout simplement recueillir des statistiques post-événement, vous pouvez également utiliser des QR codes ou des codes-barres. ( inscriptions gérées par application dédiée)

 

 

Badges

Lors une rencontre professionnelle, les premières minutes sont essentielles. Un accueil efficace, un sourire et un badge personnalisé contribueront à créer un climat positif dans l’esprit du participant.

  • Si vous devez gérer différents types d’invités (participants étrangers, population VIP…), vous pouvez faciliter leur prise en charge avec un code couleur discret, un pictogramme ou un drapeau.

Remise programme  ou kit d’accueil 

  • Vous pouvez également imprimer le déroulement de la journée (ou le plan d’accès) sur un badge programme.

 

Savoir Gérer les pauses et les moments de convivialités 

Proposer des pauses 

savoir accueillir avec une pause accueil pour permettre à chacun de faire connaissance et patienter

Proposer des pauses intermédiaires pour vos participants

Proposer une pause “sortie”

Proposer des pauses adaptées au contexte : heure, saison, lieu…

 

Déjeuner , dîner, décoration , animation  : à vous de créer une ambiance qui porte vos valeurs !

Savoir impliquer son auditoire 

En tant qu’organisateurs d’événements, vous avez peut-être déjà été confronté à différentes problématiques au moment des sessions de questions/réponses. Trop peu de questions, auditoire passif, syndrome de la « première question » difficile à enrayer, ou à l’inverse trop de questions et pas assez de temps pour y répondre.

 

Pour capter (et conserver) l’attention de vos invités, pensez à les faire participer. Les solutions d’interactivité existent (participation via smartphone ou tablette, vote avec boîtiers) vous permettent de favoriser les échanges et d’impliquer les participants en toute simplicité.

La prise en charge des participants étrangers commence bien en amont de l’événement. Invitation, programme, plan d’accès, l’ensemble des éléments préparatoires doivent bien entendu leur être transmis traduits.Le jour J, en fonction de la configuration de votre événement, vous pouvez également prévoir une traduction simultanée des débats, le sous-titrage des vidéos projetées etc.

 

 

Penser aussi au mur d’image (photowall) 

  • pour avoir un fond approprié en cas de photos destinées à agrémenter un communiqué de presse !
  • pourquoi ne pas transformer ce mur en espace ludique  ( photos décalées, thématiques , scénarii, boite à selfies)

Savoir capitaliser dans la durée, Maximiser l’impact, ancrer votre événement 

 

  • Concrétisez votre succès en envoyant un petit mot de remerciement à ceux qui étaient présents.Transmettez-le rapidement, tant que c’est encore frais à l’esprit des participants afin d’en maximiser l’impact.
    • Profitez de ce message
      • pour leur envoyer un compte rendu qui reprendra les idées clés de votre événement.
      • pour leur soumettre un questionnaire de satisfaction qui vous permettra de confirmer vos points de réussite et connaître les voies d’amélioration
      • donner accès aux photos, vidéos, présentations des intervenants que vous aurez mis en ligne sur votre site web

Vous ancrez ainsi votre événement dans la durée en rendant les contenus accessibles aux plus grand nombre et notamment aux personnes intéressées par votre thématique mais qui n’auront pas pu faire le déplacement

 

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